El Proceso Charrette o Sistema Charrette NCI* es un proceso participativo que recoge la inteligencia colectiva durante un intercambio continuo para la creación de un plan viable. Debido a que el Proceso Charrette involucra y considera los intereses de los actores locales y residentes en el proceso de planificación o diseño del proyecto, este proceso puede ayudar a lograr apoyo a los planes y diseños producidos en el proceso. Este proceso es utilizado para resolver disputas y lograr acuerdos sobre planes, diseños o acciones a través de la formación de relaciones colaborativas entre la población local, planificadores y proponentes de proyectos. La etapa deliberante más activa del proceso se desarrolla durante la segunda etapa, el Taller Charrette, este es el componente central del proceso Charrette y consiste en un Taller de Diseño y Planeamiento colaborativo e inclusivo con múltiples actores interesados durante varios días consecutivos.  

El Proceso Charrette es un proceso con tres etapas que va desde la preparación para la realización del Taller Charrette hasta concluir con el seguimiento de la adopción de un plan, pasando previamente por la realización del Taller Charrette, esto es, una serie de talleres de diseño y planeamiento colaborativo desarrollados durante cuatro (4) a siete (7) días consecutivos con círculos de retroalimentación enfocados en alcanzar un plan viable con amplio apoyo y legitimidad para su implementación. El Proceso Charrette puede ser utilizado para diversas situaciones desde el desarrollo de construcciones complejas y sus elementos hasta el diseño y planeamiento territorial de ciudades (distritos o provincias).

El Proceso Charrette es una manera efectiva de canalizar intereses de múltiples actores y públicos que de otra manera se manifestaría como una oposición desinformada y protestas. Su estrategia central es la colaboración que logra restablecer la confianza entre participantes. Una verdadera colaboración requiere que los participantes sean consultados antes que el trabajo de diseño se inicie para que sepan que sus contribuciones serán consideradas y tendrá efecto en el resultado. Cuando las personas son involucradas tempranamente en el diseño y creación de un plan estas apoyaran el resultado. La característica de comunicación y revisión a través de los círculos de retroalimentación es clave.

Un círculo de retroalimentación ocurre cuando un diseño es propuesto, revisado, modificado y presentado para ser revisado nuevamente. La revisión regular de múltiples actores genera confianza en el proceso, verdadero entendimiento y apoyo al plan. Cada Taller Charrette debe tener tres (3) círculos de retroalimentación. Esto permite al equipo de diseño presentar un rango y mejorar un amplio rango de alternativas. Los participantes tienen un continuo aprendizaje sobre el proyecto en proceso y el progreso del plan a través de su participación temprana que hace que tengan un impacto en el resultado. Los participantes lo entienden, se apropian del plan y están dispuestos a apoyarlo. Después del Taller Charrette las personas se sienten escuchadas y sienten que su contribución fue respondida. Si no se completan los Tres de Círculos de Retroalimentación Charrette, el Equipo Charrette pierde la oportunidad de aclarar percepciones y asegurar el apoyo del proyecto.

La fotografía de arriba muestra el grafico de los Tres de Círculos de Retroalimentación Charrette: El 1er círculo de Retroalimentación Charrette: Sirve para recolectar las varias ideas presentadas por los participantes – actores interesados. El 2do Círculo de Retroalimentación Charrette: Sirve para involucrar a los participantes en el diseño y planeamiento, y evidenciar que el Equipo facilitando el Proceso Charrette escucha y responde a los participantes. El 3er Círculo de Retroalimentación Charrette: Sirve completa el circulo de retroalimentación con un plan mejorado en base a los comentarios, opiniones y respuestas de los participantes – actores interesados.  

Los siguientes son los principios que informan y guían el Proceso Charrette:

• Trabajo colaborativo: Crea un plan sostenible e implementable basado en las contribuciones únicas e individuales de los actores interesados participantes.  

• Diseño multidisciplinario: Un equipo multidisciplinario trabaja de manera concurrente para construir una solución viable desde el inicio.

• Usa diseño para lograr una visión compartida y crear una solución holística: Un diseño ilustra y muestra la complejidad de un problema y puede ser usado para resolver conflictos proponiendo soluciones que no han sido consideradas antes y que representan soluciones ganador-ganador.

• Estudia los detalles y el todo: Acuerdos sostenibles se basan en un dialogo informado.

• Trabajo comprimido a horario: La compresión del tiempo facilita la solución creativa de problemas acelerando la toma de decisiones y reduciendo tácticas de negociación posicionales, antagónicas e improductivas.

• Comunica en círculos cortos de retroalimentación: Revisiones regulares de actores interesados construye confianza en el proceso y genera verdadero entendimiento y apoyo al resultado final.

• Trabajo continuo de cuatro a siete días: Cuatro días es lo mínimo requerido para incluir tres círculos de retroalimentación y para reconsiderar posiciones y precepción de los actores interesados participantes.

• Desarrollado en ubicación local: Trabajar de manera local permite a los participantes conocer y entender las tradiciones y valores de la población local, y también permite el acceso necesario a información por parte de los actores interesados y contacto ellos.

• Produce un plan viable y construible: El éxito del trabajo de una comunidad para planificar y construir juntos depende de herramientas de implementación como los códigos y planes regulatorios, así como el reconocimiento de las realidades financieras y del mercado.

• Evalúa el plan con medidas objetivas: Determina medidas apropiadas para evaluar los planes desde el diseño del concepto hasta el plan final.

En general el Proceso Charrette tiene 3 etapas consecutivas que se describen a continuación: 1) Investigación, involucramiento de actores y preparación del Taller Charrete, 2) Taller Charrette, y, 3) Adopción del Plan

ETAPA 1.-LA INVESTIGACIÓN, INVOLUCRAMIENTO DE ACTORES Y PREPARACIÓN DEL TALLER CHARRETTE

En la primera etapa se define la estructura de la información y la estructura de las personas. La infraestructura de la información requiere identificación, creación y levantamiento toda la base de datos e información necesaria para realizar el planeamiento y diseño del proyecto durante el Taller Charrette. La creación de la infraestructura de las personas incluye la identificación y relacionamiento con todos con quienes necesitan participar para producir un resultado viable que será apoyado por la población. El trabajo de esta etapa incluye colaboración temprana y continua entre el promotor de proyecto, el equipo de gestión del proyecto, y los actores interesados que pueden ser afectados por el proyecto, los tomadores de decisiones y quienes puedan apoyar o bloquear estas decisiones. Para ganar el apoyo de los actores interesado, estos deben ser tratados con respeto y debe asegurarse que su contribuciones y retroalimentación tendrá un impacto en el resultado. El propósito de esta etapa es quedar listo para iniciar el Taller Charrette, es decir, toda la información y las personas están listas para iniciar el taller. Esta etapa de preparación puede durar entre seis (6) semanas y nueve (9) meses, dependiendo de la dimensión o magnitud del proyecto. Al terminar esta etapa, la información, las personas y la logística debe estar lista.

ETAPA 2.-TALLER CHARRETTE

El Taller Charrette es el momento catalizador del Proceso Charrette. Es un taller colaborativo e inclusivo que dura entre cuatro a siete días o más. El objetivo es producir un plan viable que se beneficia del apoyo de todos los actores interesados atraves de su adopción e implementación. Un Equipo Charrette multidisciplinario, constituido por consultores y personal del promotor o auspiciador del proyecto produce el plan. El Taller Charrette se desarrolla en un Estudio Charrette ubicado en un lugar cercano al proyecto. Durante el Taller Charrette, el Equipo Charrette primero conduce una audiencia pública en que solicita a los actores interesados compartir sus visiones, necesidades y valores. Luego el Equipo Charrette, prepara planes alternativos en base a la información levantada en la reunión pública, los prueba y mejora con el objetivo de elaborar un plan preferido. El Taller Charrette se organiza con una serie de tres círculos de retroalimentación a través de los cuales los actores interesados son involucrados en momentos clave en la toma de decisiones. Estos tres momentos clave de toma de decisiones ocurren en la Primera Reunión de Actores Interesados, en varias Audiencias Públicas, y posiblemente en una “casa abierta” o “sala de exposición” durante el tiempo que dura el Taller Charrette. Estos círculos de retroalimentación permiten al Equipo Charrette levantar y contar con la información necesaria para hacer un plan viable con legitimidad. Estos círculos de retroalimentación permiten a los actores interesados convertirse en coautores del plan y consecuentemente será más probable que lo apoyen e implementen.

El Taller Charrette necesita durar por lo menos cuatro días para los proyectos mas simples y siete días para los proyectos mas complejos para poder acomodar los círculos de retroalimentación necesarios. Los Talleres Charrette que duran menos de cuatro días no permite suficiente tiempo para realizar pruebas de viabilidad ni permite abordar los temas más importantes para los actores interesados participantes. Durante un Taller Charrette de 7 días, por ejemplo, se desarrollan las siguientes actividades.

1. Reuniones informativas: Reunión inicial con los actores interesados más influenciables antes de la primera audiencia pública.

2. Reunión Audiencia Publica # 1: Reunión informativa y ejercicio de taller público para generar una visión escrita y grafica.

3. Reunión de Equipo Charrete para Conceptos Alternativos: Trabajo de revisión del ejercicio del taller público. Se fusionan conceptos entre 3 o 4 grupos y se asignan equipos para desarrollar conceptos.

4. Revisión Inicial de Actores Interesados Primarios (Asuntos técnicos): Reunión con agencias regulatorias, propietarios y desarrolladores interesados, y líderes locales comunitarios para testear (probar) y validar el primer conjunto de conceptos. Se programa con suficiente tiempo para poder crear un conjunto de alternativas y tan pronto como para revisarlas antes de la segunda reunión audiencia pública.

5. Reunión Audiencia Publica # 2: Se hace la primera reunión pública para revisión de las alternativas de conceptos preparados.

6. Revisión de Actores Interesados Secundarios: Revisión con los actores interesados y posible afectados

7. Casa Abierta Opcional / Sala de Exposición Opcional: Revisión final del plan preferido desarrollado con el publico

8. Reunión Final Audiencia Pública: Presentación con el plan completado con dibujos, gráficos y datos que apoyan el plan, seguido de comentarios públicos.

ETAPA 3.- ADOPCIÓN DEL PLAN

En la tercera etapa ocurren dos procesos importantes. Primero es el mejoramiento del producto, a raves del cual el Equipo Charrette testea (prueba) y mejora el plan final Charrette para asegurar su viabilidad. El segundo momento está basado en una relación estratégica en la cual el auspiciador del proyecto continúa trabajando con los actores interesados para mantener su apoyo al plan. El proceso Charrette concluye con una reunión pública post-charrette que se realiza no más de 4 a 6 semanas luego del Taller Charrette, durante este plazo el plan final es presentado para una revisión final y ultima retroalimentación.

La oportunidad de aplicar el Proceso Charrette es una oportunidad para abordar de manera colaborativa retos y desafíos de diseño y construcción en proyectos de inversión, desde proyectos complejos como mineros hasta el planeamiento territorial y urbanístico de distritos y provincias considerando los intereses de múltiples actores locales.

* Fuente: Lennertz, B. & Lutzenhiser, A. (2014) The Charrette Handbook. Routledge. New York.