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E-Negociación en tiempos de Covid-19

¿Cómo tener una negociación virtual exitosa?

Negociar por medios virtuales no es más fácil ni más difícil, es diferente. Las restricciones de tiempo, la mediación por la plataforma y falta de preparación amplifican los errores y los aciertos.

M.B.

Publicado: 2020-05-15

Si bien la cuarentena a parado al mundo, quienes necesitan continuar deben pasar por una negociación. Sea un alquiler, el precio de un servicio profesional, la tarifa a los clientes corporativos o hasta incluso un producto... hoy todos buscan renegociar. El impacto económico que tenemos es tan grande que muchos esperan nuevas condiciones que les permitan enfrentar esta nueva economía. Ahora hay una regla severa: no se pueden reunir cara a cara.

A esta situación hay que añadir una gran incertidumbre. El gobierno busca regular mediante protocolos como deben de realizarse todas las actividades económicas del país. Cosa que es imposible, pero que impacta de forma contundente en las relaciones económicas quebrando la planificación.

(No te pierdas el artículo para renegociar alquileres: link al artículo aquí.)

Primer paso: establece tus objetivos

Puede parecer algo básico, pero la planificación es la base para poder negociar. Establecer cuáles son los objetivos que persigues. Pero el escenario que enfrentas es: 1) impredecible, no sabes exactamente qué va a pasar, cómo se van a comportar tus clientes; 2) rígido, te imponen muchos ajustes al negocio que obligatoriamente debes de cumplir 3) hostil, ahora emprender o continuar tu negocio es casi un escenario de guerra con alto riesgo de riesgo reputacional. Pero, pese a todo esto estás en la obligación de planificar: fijar objetivos, estrategias y acciones con recursos limitados. Por último, tendrás muchos supuestos, que es importante hacer explícitos, ya que si cambian deberás ajustar todo el planeamiento. Cumplido esto, recién puedes negociar.

recuerda tener un cuaderno para anotar tus ideas y usa el whatsapp para comunicarte con tu socio mientras negocias. es mejor hacerlo de este modo que en el chat privado a veces podemos equivocarnos y enviar el mensaje a todos.

Segundo paso: siéntate a negociar con quien decide

Jamás comiences, nisiquiera un diálogo, sino está en la videoconferencia la persona que decide. Es una pérdida de tiempo. Además utilizarás todas tus armas en una batalla que no existe. Sucede muchas veces que una de las partes envía a una persona a chatear, a tantear el terreno, a explorar qué quiere la otra parte. No caigas en ese juego. Es mejor declinar estos diálogos y esperar que la persona o las personas que deciden estén en Zoom.

Muchas veces me han preguntado: ¿Vale la pena sostener una negociación por correo electrónico? Mi respuesta es siempre la misma: ¿Quién tiene el tiempo a su favor? Dialogar por correo electrónico es más largo, si el tiempo va a tu favor puedes plantearlo de ese modo. Pero, para quién tiene premura lo pone cada vez más en una situación difícil.
Tercer paso: una vez en Zoom crea un buen clima

Crear un buen clima para el diálogo es fundamental. Una negociación sostenible requiere que cada parte ponga lo mejor de sí. Por ello, es necesario crear confianza. Asegúrate de que todos estén familiarizados con el entorno virtual: cómo prender y apagar la cámara y el volumen, cómo escribir en el chat o cómo invitar a otra persona de ser necesario. Además, hablar de esto y probar las alternativas en Zoom, Meet o la plataforma que uses, ayudará a crear ese clima de confianza. Y no lo olvides, ¡estamos en pandemia! ¿Le has preguntado cómo está su salud o la de su familia? Nunca comiences a negociar si el clima es hostil. No puedes esperar que haya colaboración más adelante si desde el inicio hay presión.

TIP: Procura utilizar tu cámara de video, eso transmite más calidez y ayuda a generar confianza.

Otra pregunta frecuente es ¿cuántas reuniones de Zoom se necesitan para poder llegar a un acuerdo? El número de reuniones dependerá de cada caso. Pero por lo general 3 o 4 sesiones deberían de ser suficientes. 
Cuarto paso: identifica las necesidades de la otra parte

Una negociación exitosa no solo alcanzar tu objetivo, sino también que la otra parte esté satisfecha. Lo primero que debes de identificar es qué busca la otra parte. Y no te dejes de llevar por lo primero que dice, eso será su posición: una demanda rígida e inflexible. Como por ejemplo: "yo solo puedo pagar $$$". Eso no es su necesidad. Es importante identificar qué está detrás de ese monto. La negociación no es sólo fijar un monto. A eso debes de llegar, pero no es lo primero.Solo cuando tengas claro qué necesita la otra parte, cuando lo hayas escuchado y dejado hablar, será tu turno. Recién en ese momento la otra parte estará en condiciones de prestarte atención.

TIP: Fija el tiempo de la reunión desde el inicio o con antelación. Eso ayudará a que sea más productiva y a que nadie tenga sorpresas cuando deba finalizar. Para ello resulta útil utilizar la agenda de Google Calendar.

- mientras más personas más dificil será negociar y más tiempo tardará. - que no haya sorpresas, siempre debes de saber quiénes van a participar y cuál es su rol.

Quinto paso: plantea alternativas

Las alternativas que plantees deben de considerar lo que tu necesitas y también deben de atender lo que la otra parte necesita. Se creativo. Parte de un precio se pueden pagar con servicios o con valor añadido para reducir su costo. Pregúnta a la otra parte qué alternativas tiene en mente. Este es el momento de colaborar. En servicios bancarios, por ejemplo, hay una obsesión por la tasa; pero muchas veces, lo que el cliente quiere es saber que el asesor estará ahí cuando tenga problemas, saber que alguien le va a contestar el teléfono y lo ayudará a evitar una peregrinación telefónica.

TIP: Utiliza el chat para numerar y escribir las alternativas. Esto hará que se enfoque la atención de todos en ellas.

Sexto paso: refrasea los acuerdos
Cuando hayan arribado a un acuerdo. Refraséalo. Asegúrate de que este está claro para las partes. Escríbelo en el chat. Muchas veces la interferencia, la mala señal o la tensión personal hace que un acuerdo no se entienda bien. Una reunión con un acuerdo poco claro es la peor negociación posible y el inicio de problemas mayores. No dejes que esto te pueda ocurrir. También es el momento de celebrar, agradecer, y fortalecer la relación.

TIP: Envía por correo electrónico una ayuda memoria con los resultados de la reunión. Utiliza bullets antes que una narración que complica las cosas.

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Este es un breve resumen de algunos puntos que pueden ayudarte a tener una negociación más eficiente y productiva. Si necesitas ayuda en tu negociación escríbeme: manolobernales@gmail.com

Escrito por

manuelbernales

Experiencia en transformación de conflictos, cambio organizacional y reforma del sistema de justicia. manolobernales@gmail.com


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